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Tout événement sportif requiert un règlement, tant pour les participants qu'envers l'organisateur.

Ami organisateur, veuillez prendre connaissance de ces quelques points importants pour la réussite de votre course en toute quiétude et pleine sécurité...

 

 

Article 1 – Inscription et droit d’inscription

Tous les organisateurs doivent confirmer l'inscription de leur épreuve et leur date au bureau dès que possible et au plus tard pour le 1er novembre de l'année en cours afin d’établir le calendrier de l’année suivante.

Le montant au droit d'inscription au challenge s’élève à 150€* et doit être versé au plus tard à la date du 1er décembre de l’année en cours sur le N° de compte suivant :

 

Code IBAN : BE44063768570845

Communication : nom de l'organisation ainsi que l’année pour laquelle le versement est effectué (ex : Jogging des Bosses 2024).

 

Un bonus de 20€ sera restitué si :

1. Présence/délégation aux 4 réunions AG

2. Participation de minimum 150 participants, coureurs et marcheurs confondus.

3. Respect du Règlement Organisateur.

 

Tout organisateur qui retire son épreuve du challenge doit impérativement prévenir au plus vite le bureau avant la date limite du 1er décembre de l’année en cours.

Passé ce délai, le bureau se réserve le droit de remettre en question l’inscription d’une épreuve jusqu’à son exclusion temporaire ou définitive.

Dès réception du paiement, un reçu daté et signé sera remis ou envoyé à l‘organisation.

Si une organisation annule son épreuve sans motif impérieux, la cotisation au challenge ne sera ni remboursée ni reportée.

 

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Article 2 – Assemblée Générale

Tout responsable d'une épreuve est tenu obligatoirement d’être présent ou représenté* au moins à trois réunions par an.

 

*La personne qui représentera l’organisateur sera amenée à prendre une décision si le cas se présente. En cas d’abstention, aucun recours ne sera accordé.

 

Quatre réunions sont prévues chaque année afin d’agir pour améliorer les épreuves ainsi que le challenge.

 

En cas d’absence à toutes les réunions, le bureau se réserve le droit de remettre en question l’inscription d’une épreuve jusqu’à son exclusion temporaire ou définitive.

 

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Article 3 – Organisation

Deux épreuves ne peuvent se suivre dans le même week-end (samedi -dimanche). Toute épreuve exclue temporairement ou se retirant du challenge perd sa priorité et sera considérée comme nouvelle épreuve. L'organisateur devra réintroduire une nouvelle demande d’inscription au bureau.

 

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Article 4 – Publication

Un mois minimum avant le déroulement de son épreuve, chaque organisation peut éditer un folder reprenant les informations nécessaires suivantes :

• Le logo officiel du challenge, et catégories par 5 ans, l’apposer de façon très visible est obligatoire. 

• La date, l’heure, la ou les distances, l’adresse de l'organisation et n° de contact, du lieu de départ ainsi que toutes les informations qu’il juge nécessaire pour le bon déroulement de son épreuve.

• Sur toute annonce papier ou site que son épreuve fait partie du challenge "Belles du Haut-Pays".

 

Aviser le chronométrage si deux challenges, quelles sont les catégories prises en compte.

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Article 5 – Sécurité

Chaque organisation peut proposer deux distances chronométrées et une marche non chronométrée. 

 

Le départ de la marche sera donné groupé 1⁄2 heure avant le départ de la course. Le code de la route est d’application et devra être respecté.

 

L’organisation assure la sécurité de son parcours et en est seule responsable.

 

Des signaleurs majeurs doivent être en possession du matériel de sécurité, au minimum chasuble de sécurité, N° de téléphone en cas d’urgence. 

 

Ils devront être présents et opérationnels sur leur position au minium 1/2 heure avant le départ et ne peuvent la quitter qu’au passage soit du vélo "balai" ou autre moyen.

 

Ils appliquent les règles du code de la route, pour leur sécurité afin d’éviter tout accident et toute erreur de parcours.

 

Il est souhaitable d'avoir une présence policière aux carrefours importants, à décider avec le service de police lors de la réunion de coordination.

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Article 6 – Parcours

Chaque organisation veille au marquage bien visible du départ, de l'arrivée, du sens de la course (fléchage) ainsi que de chaque kilomètre dans l’ordre croissant.

En cas de séparation des deux parcours, un signaleur annonçant les distances est obligatoire.

Un rétrécissement doit être prévu à l’arrivée afin de canaliser les coureurs.

 

Un fléchage directionnel est vivement conseillé pour se rendre à toutes les infrastructures (lieu de départ/d’arrivée/secrétariat/vestiaires/sanitaires/ parking, etc.).

Chaque organisation prévoit au minimum un poste de premier secours localisé et bien visible ou une assistance médicale (Obligatoire) (Voir dossier PlanU : Plan d’urgence, Plan de sécurité).

 

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Article 7 – Fin de course

Chaque organisation prévoit au minimum deux vélos ou autres véhicules. Un vélo de "tête" ouvrant la course et un vélo "balai" ou tire fil qui informe aux signaleurs la fin de la course.

Dès le départ de la course, plus aucun véhicule ne peut circuler dans le sens contraire de la course et ce jusqu'au passage du vélo "balai" ou tire fil (Hormis les véhicules de secours).

 

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Article 8 – Ravitaillement

Chaque organisation prévoit un ravitaillement minimum en eau, par tronçon de 5 km et un à l'arrivée.

 

ATTENTION PLUS DE GOBELET EN PLASTIQUE !

 

Suivant la météo, un épongeage ou un ravitaillement supplémentaire est à prévoir.

Le ravitaillement doit être évité au milieu d'une côte, ou dans un virage.

L'organisateur prévoit le ramassage par son organisation de tous les déchets ainsi que deux personnes pour la récupération des dossards à l’arrivée sauf les dossards de série 7000 (dossards des challengers).

 

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Article 9 – Tables d’inscription

Les catégories H/D devront obligatoirement être affichées et mises en évidence. Celles du challenge sont à privilégier.

Une table dédiée au Challenge BHP sera prévue (ordinateur avec fichier Challengers, dossards, fond de caisse etc, et si possible un couloir).

Les tables d’inscription et de pré-inscription doivent être opérationnelles 1h30 avant l’heure du départ.

Une table et un listing marcheurs doivent être prévus pour les inscriptions.

Plus aucune inscription ne doit être prise 15 minutes avant le départ. 

 

Tout changement de quelque nature que ce soit doit être annoncé obligatoirement avant le départ de l’épreuve.

Les catégories hommes et dames sont reprises dans le règlement Challenger.

 

La présence d’une personne est souhaitée pour aider aux inscriptions de la course qui vous précède.

 

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Article 10 – Commodités

Si les possibilités d’'infrastructure le permettent, un vestiaire "Dames" et un vestiaire "Hommes" propres doivent être prévus dans lesquels les participants doivent disposer au minimum d’un point d'eau, si possible chaude et froide et de bassins.

 

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Article 11 – Remise des prix et récompenses

Chaque organisateur est tenu de débuter la remise des prix au plus tard 1h30 après l’arrivée du dernier coureur classé.

 

Trente minutes avant la remise des prix, un classement provisoire de la course officielle doit être affiché et annoncé afin de corriger d'éventuelles erreurs (Catégorie, omissions, double comptage, etc.).

​Passé ce délai, plus aucune correction et/ou réclamation ne doivent être acceptées pour le jour de l’épreuve.

​Le classement des épreuves doit parvenir le jour même au webmaster : chronolap@gmail.com afin d’établir au plus vite le classement général du challenge, les marcheurs sont repris avec des dossards pucés.

 

Chaque organisateur est dans l'obligation de récompenser les 3 premiers hommes et dames pour les 2 distances (scratch), les 3 premiers H/D de chaque catégorie pour la grande distance et le premier H/D de chaque catégorie pour la petite distance ainsi que les 3 clubs les mieux représentés comme coureurs et marcheurs.​​

 

 

Article 12 – Demandes et autorisations

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Chaque organisateur doit faire les demandes nécessaires auprès de :

 

1. Autorités Communales

Une demande écrite adressée au Collège des Bourgmestre et Echevins qui décrira au mieux la requête. Cette demande doit être faite dans les Administrations Communales traversées par l'épreuve.

Attention, le mode de fléchage, le suivi de la signalisation routière sont très importants !

Actuellement les dossiers sont établis par un dossier sécurité.  Étudié par le responsable PLANU de la commune ou responsable interne si pas service à ce niveau. Réunion police et coordination finale. Pour accord collège et avis police ou SPW ou autres.

 

2. Services de Police

Les services de Police doivent être avertis de tout événement sportif et une ordonnance vous sera systématiquement délivrée après accord.

 En police administrative :

La police est dans l'obligation de renseigner l'activité au fédéral. En tant qu' événement sur la commune ou la localité.  Le responsable opérationnel de la zone de police gèrera le dossier et donnera un avis sur l'activité pour avis au collège.

 

3. DNF (Division Nature & Forêts)

Là aussi, une demande écrite avec plan du tracé de l'épreuve vous sera demandé avec précisions. De plus, s'il y a lieu de fléchage, suivre impérativement les injonctions de la DNF.

 

4. SPW (Service Public de Wallonie)

Si le tracé requiert la traversée d'axes routiers de la SPW, faire une demande écrite.

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5. Assurance volontariat

Lisez attentivement la notice sur l'assurance volontariat, entièrement gratuite, qui couvre en cas d'accident les personnes bénévoles reprises pour votre organisation.

le formulaire de demande à compléter.

Dossier via la province.

 

Toutes ces demandes sont impératives en cas d'accident. Pensez-y !

Entre organisateurs, un conseil peut toujours être pris afin d'aider chacun dans ces démarches.

 

 

6. Chronométrage

Afin de parfaire au bon fonctionnement du chronométrage, voici les points essentiels à retenir :

1. L'organisateur sera tenu de réclamer les dossards à puces triés dans un ordre croissant dans la semaine précédant sa course (Prendre contact avec Chronolap).

2. Prévoir une table de pré-inscription et une table d'inscription.

Une table d’inscription pour les challengers BHP avec une prise de courant, une rallonge, un fond de caisse.

5. Une personne sera indispensable dans la zone de récupération des dossards.

6. Dans la semaine après la course, l'organisateur est prié de restituer les dossards à puces dans le même état qu'il les a reçus et dans le même ordre chronologique.

7. Tout dossard manquant ou abîmé lui sera facturé au prix coûtant.

 

Ce présent règlement est en cours d’évolution et sujet à modifications.

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Dernière mise à jour : 10/11/2023