Règlement organisateur
(Dernière mise à jour le 24/05/2022)
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Tout événement sportif requiert un règlement, tant pour les participants qu'envers l'organisateur.
Ami organisateur, veuillez prendre connaissance de ces quelques points importants pour la réussite de votre course en toute quiétude et pleine sécurité...
Article 1 - Tous les organisateurs doivent confirmer l'inscription de leur épreuve et leur date au bureau dès que possible et au plus tard pour le 1 Décembre de l'année en cours afin d’établir le calendrier de l’année suivante.
Le droit d'inscription au challenge (150€) doit être versé au plus tard à la date du 15janvier sur le N° de compte, Code IBAN : BE29 3636 0838 6464 indiquez en communication le nom de l'organisation ainsi que l’année pour laquelle le versement est effectué.
Tout organisateur qui retire son épreuve du challenge doit impérativement prévenir au plus vite le bureau avant la date limite du 1 Décembre2022.
Passé ce délais, le bureau se réserve le droit de remettre en question l’inscription d’une épreuve jusqu’à son exclusion temporaire ou définitive.
Dès réception du paiement, un reçu daté et signé sera remis ou envoyé à l‘organisation.
Si une organisation annule son épreuve sans motif impérieux la cotisation au challenge ne sera ni remboursée ni reportée.
Article 2 - Tout responsable d'une épreuve est tenue obligatoirement d’être présent au moins à une réunion par an.
Quatre réunions minimum sont prévues chaque année afin d’agir pour améliorer les épreuves ainsi que le challenge.
En cas d’absence à toutes les réunions, le bureau se réserve le droit de remettre en question l’inscription d’une épreuve jusqu’à son exclusion temporaire ou définitive.
Article 3 - Aucune épreuve ne peut se suivre dans le même week-end. Toute épreuve exclue temporairement ou se retirant du challenge perd sa priorité et sera considérée comme nouvelle épreuve. L'organisateur devra réintroduire une nouvelle demande d’inscription au bureau.
Article 4 - 1 mois minimum avant le déroulement de son épreuve, chaque organisation doit éditer un flolder reprenant les informations nécessaires suivantes :
- Le logo officiel du challenge apposé de façon très visible est obligatoire ainsi que les sponsors officiels du challenge
- la date, l’heure, la ou les distances, l’adresse de l’organisation, du lieu de départ ainsi que toutes les
Informations qu’il juge nécessaire pour le bon déroulement de son épreuve
- Sur toute annonce papier ou site que son épreuve fait partie du challenge "Belles du haut-pays".
Article 5 - Chaque organisation propose deux distances et une marche non chronométrée. Les marcheurs bénéficieront également du tirage au sort des dossards .Le départ de la marche sera donné groupé ½ heure avant le départ de la course
L’organisation assure la sécurité de son parcours et en est seul responsable.
Des signaleurs majeurs doivent être en possession du matériel de sécurité (au minimum chasuble de sécurité, N° de téléphone en cas d’urgence. Ils doivent être présents sur leur position au minium 1/2 heure avant le départ et ne peuvent quitter leur position qu’au passage soit du vélo "balai" ou autre moyen.
Ils appliquent les règles du code de la route, pour leur sécurité afin d’éviter tout accident et toute erreur de parcours.
Il est souhaitable d'avoir une présence policière aux carrefours importants.
Article 6 - Chaque organisation veille au marquage bien visible du départ, de l'arrivée, du sens de la course (fléchage) ainsi que de chaque kilomètre dans l’ordre croissant, en cas de séparation des deux parcours un signaleur annonçant les distances est obligatoire. Un rétrécissement doit être prévu à l’arrivée afin de canaliser les coureurs.
Un fléchage directionnel est vivement conseillé pour se rendre à toutes les infrastructures (lieu de départ /d’arrivée/secrétariat/vestiaires/sanitaires/ parking, etc.).
Chaque organisation prévoit au minimum un poste de premier secours localisé et bien visible ou une assistance médicale.
Article 7 - Chaque organisation prévoit au minimum deux vélos ou autres véhicules. Un vélo de "tête" ouvrant la course et un vélo "balai" qui informe aux signaleurs la fin de la course.
Dès le départ de la course, plus aucun véhicule ne peut circuler dans le sens contraire de la course et ce jusqu'au passage du vélo "balai". (Hormis les véhicules de secours).
Article 8 - Chaque organisation prévoit un ravitaillement minimum en eau, par tronçon de 5 km et un à l'arrivée.
Suivant la météo, un épongeage ou un ravitaillement supplémentaire est à prévoir.
Le ravitaillement doit être évité au milieu d'une côte, ou dans un virage.
L'organisateur prévoit le ramassage par son organisation de tous les déchets ainsi que deux personnes pour la récupération des dossards à l’arrivée
Article 9 - Les catégories H/D devront obligatoirement être affichées et mis en évidence. Celles du challenge sont à privilégier.
Une table dédiée au Challenge BHP sera pévue (ordi avec fichier Challengers ,dossards , fond de caisse etc,,et si possible un couloir).
Les tables d’inscription et de pré-inscription doivent être opérationnelles 1h30 avant l’heure du départ.
Une table et un listing marcheurs doivent être prévus pour les inscriptions.
Plus aucune inscription ne doit être prise 15 minutes avant le départ.
Tout changement de quelque nature que ce soit, doit être annoncé obligatoirement avant le départ de l’épreuve.
Les catégories hommes et dames sont reprisent à l’annexe 1.
Article 10 - Quel que soit l'infrastructure, un vestiaire "Dames" et un vestiaire "Hommes" propres doivent être prévus dans lesquels les participants doivent disposer au minimum d’un point d'eau si possible chaude et de bassins.
Article 11 - Chaque organisateur est tenu de commencer la remise des prix au plus tard 1h30, après l’arrivée du dernier coureur classé.
Trente minutes avant la remise des prix, un classement provisoire de la course officielle doit être affiché et annoncé afin de corriger d'éventuelles erreurs (de catégorie, omissions, double comptage, etc.).
Passé ce délais, plus aucunes corrections et réclamations ne doivent être acceptées.
Le classement des épreuves doit parvenir le jour même au webmaster : chronolap@gmail.com afin d’établir au plus vite le classement général du challenge.
la liste des marcheurs devra aussi être envoyée à cette adresse.
Article 12 - Chaque organisateur est dans l'obligation de récompenser les 3 premiers hommes et dames pour les 2 distances ,les 3 premiers H/D de chaque catégorie pour la grande distance et le premier H/D de chaque catégorie pour la petite distance ainsi que les 3 clubs les mieux représentés marcheurs compris.
Chaque organisateur doit faire les demandes nécessaires auprès de :
1. Autorités Communales
Une demande écrite adressée au Collège des Bourgmestre et Echevins qui décrira au mieux la requête. Cette demande doit être faite dans les Administrations Communales traversées par l'épreuve.
Attention, le mode de fléchage, le suivi de la signalisation routière sont très importants!
2. Services de Police
Les services de Police doivent être avertis de tout événement sportif et une ordonance vous sera sytématiquement délivrée après
accord.
3. DNF (Division Nature & Forêts)
Là aussi, une demande écrite avec plan du tracé de l'épreuve vous sera demandé avec précisions. De plus, s'il y a lieu de fléchage, suivre impérativement les injonctions de la DNF.
Cliquez sur le bouton ci-contre pour connaître toutes les infos pour le secteur de Mons.
4. SPW (Service Public de Wallonie)
Si le tracé requiert la traversée d'axes routiers de la SPW, faire une demande écrite.
5. Assurance volontariat
Lisez attentivement la notice sur l'assurance volontariat, entièrement gratuite, qui couvre en cas d'accident les personnes bénévoles
reprises pour votre organisation. Cliquez ici
Ici le formulaire de demande à compléter. Cliquez ici
Toutes ces demandes sont IMPERATIVES en cas d'accident. Pensez-y!
Entre organisateurs, un conseil peut toujours être pris afin d'aider chacun dans ces démarches.
6. Chronométrage
Afin de parfaire au bon fonctionnement du chronométrage, voici les points essentiels à retenir :
1. L'organisateur sera tenu de réclamer les dossards à puces triés dans un ordre croissant dans la semaine précédent sa course.
2. Malgré accuentuer les pré-inscriptions, prévoir une table de pré-inscrits et une table d'inscriptions.
3. L'organisateur devra prévoir un PC d'encodage en cas de rush aux inscriptions.
4. L'oranisateur devra fournir un abri (tonelle) ainsi qu'une table et deux chaises à l'endroit qu'il aura préalablement désigné comme ligne d'arrivée.
5. Une à deux personnes seront indispensables dans la zone de récupération des dossards.
6. Dans la semaine après la course, l'organisateur est prié de restituer les dossards à puces dans le même état qu'il les a reçu et dans le même ordre chronologique.
7. Tout dossard manquant ou abîmé lui sera facturé au prix coûtant.
Ce présent réglement est sujet à modifications.
Team Challenge